Australisches BPO befasst sich mit HR-Dokumenten
HINTERGRUND
Die Notwendigkeit der Digitalisierung historischer Daten
Advance Record Management ist einer der führenden Anbieter von Dokumentenspeicherung, Katalogisierung, Archivierung und Retrieval in Australien. Anfang 2020 wurde Advance Record Management von einer viktorianischen Behörde gebeten, eine Lösung zu finden, die ihre Dienstleistungen noch einen Schritt weiter verbessern würde. Die Aufgabe bestand darin, mehr als 1 Million lose abgeheftete Personalakten/Dokumente in einer Hierarchie zu verarbeiten, die im Content-Management-System des Kunden durchsuchbar sein sollte.
Standardmäßig bewahrt der Kunde Mitarbeiterunterlagen mindestens zwanzig Jahre lang auf. Dies bedeutete, dass Advance Record Management eine Lösung für die Dokumente von ca. 23.000 ehemaligen und derzeitigen Mitarbeitern finden musste, die in 500 Kartons mit Papierakten an verschiedenen Orten aufbewahrt wurden
DIE HERAUSFORDERUNG
Von der Papierform zur elektronischen Form
Die Herausforderung bestand darin, eine Lösung zu finden, die nicht nur scannen, sondern auch eine Vielzahl unterschiedlicher Formulare und Formate lesen konnte, darunter Gehaltsabrechnungen, Verträge, allgemeine Korrespondenz, Urlaubsformulare und Leistungsbewertungen. Die Lösung musste auch sicherstellen, dass diese Dokumente bei Bedarf schnell im Content-Management-System gefunden werden konnten.
Eine weitere Herausforderung bestand darin, dass ca. 8.000 dieser Datensätze aufgrund von Personalwechseln und -versetzungen innerhalb eines engen Zeitrahmens bearbeitet werden mussten.
"Dieses Projekt war aufgrund der Vielzahl der Formulartypen und des Alters der Dokumente sehr komplex. Die TCG DocProStar-Plattform war ein wesentlicher Bestandteil dieses Projekts. Die End-to-End-Verarbeitung, die Geschwindigkeit und die Genauigkeit gaben unserem Kunden ein gutes Gefühl für das erwartete Ergebnis."
Peter Newland CEO Advance Record Management
DIE LÖSUNG
Hier kommt DocProStar von TCG Process ins Spiel: eine Plattform, die speziell für die intelligente Automatisierung dokumentenzentrierter Geschäftsprozesse durch eine Infrastruktur zum Erfassen, Verstehen und Handeln entwickelt wurde.
DocProStar ist eine einheitliche, auf Web-Services basierende Plattform, die erstklassige künstliche Intelligenz (KI), lernende Bots und Validierungsregeln beinhaltet und mit Technologien wie Robotic Process Automation (RPA), Google Vision und anderen erweiterbar ist. Dadurch wird die Effizienz dokumentengesteuerter Prozesse erhöht.
Für Advance war DocProStar in der Lage, Daten aus unstrukturierten Dokumenten in einer Vielzahl von Formaten mit hoher Genauigkeit zu klassifizieren, zu identifizieren und zu extrahieren, so dass menschliche Fehler ausgeschlossen werden konnten.
Um die australischen Datensicherheitsanforderungen zu erfüllen, wurde DocProStar auf lokalen Servern gehostet.
Das gesamte Projekt dauerte weniger als sieben Wochen, einschließlich der Konfiguration des Klassifizierungs-Workflows für alle Dokumente innerhalb von DocProStar und der Konfiguration des Outputs für die Indizierung und den automatischen Export in das Content-Management-System.
TCG Process - Advance Record Management
DAS ERGEBNIS
Schnelligkeit, Genauigkeit und ein hochzufriedener Kunde
DocProStar benötigte 7-10 Tage, um 1 Million Dokumente zu verarbeiten, einschließlich Scannen in lesbare PDF-Dateien, Klassifizieren, OCR, Indizieren und Exportieren aller Dokumente in das Content-Management-System des Kunden, nach Mitarbeiternamen und in chronologischer Reihenfolge.
Durch die Automatisierung konnten im Laufe des Projekts schätzungsweise 50 % der Arbeitsstunden eingespart werden.