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Eingangspost für das gesamte Unternehmen zentral digitalisieren

Eingehende Kommunikation aus verschiedenen Kanälen erfassen, um Arbeitsprozesse zu optimieren und ein herausragendes Kundenerlebnis zu ermöglichen.

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Erfassung - der erste Schritt zur Prozessautomatisierung

 

Die Kommunikation mit Geschäftspartnern, Kunden, Lieferanten und anderen Kontakten erfolgt über zahlreiche Kanäle. DocProStar erfasst eingehende Informationen unabhängig von Kanal und Format, sei es per Papier, Fax, E-Mail oder über Web-Portale und mobile Geräte. Es importiert und normalisiert sowohl elektronische als auch Papierdokumente und verarbeitet diese in einem einheitlichen digitalen Format.

Als zentrale Schnittstelle für die gesamte eingehende Kommunikation verringert DocProStar den manuellen Aufwand bei der Weiterleitung von Informationen an unterschiedliche Systeme und Abteilungen. Unsere Kunden profitieren von vollständiger Transparenz und gewährleisten gleichzeitig die Einhaltung aller Compliance- und Datenschutzvorgaben.

Collect

Input sammeln und in ein einheitliches digitales Format umwandeln

Alle Dokumente in einem Prozess erfassen

 

DocProStar bietet eine breite Palette an Kollektoren, mit denen Daten und Dokumente unabhängig von ihrem Inhalt oder Eingangskanal importiert werden können.

Dabei werden sowohl analoge als auch digitale Eingangskanäle berücksichtigt, sodass der gesamte Weg der eingehenden Dokumente von der Erfassung bis zum Abschluss des Prozesses digital abgebildet und lückenlos nachvollziehbar ist.

  • Direkte Anbindung von Multifunktions-Druckern (MFP) und Hochgeschwindigkeitsscannern.
  • Einfache Integration dezentraler Niederlassungen und Nutzung von Scanprozessen über Desktop-Geräte.
  • Direktimport elektronischer Inhalte via Dateisysteme, Remote-Server (SFTP) usw.

Eingehende E-Mails jederzeit unkompliziert verarbeiten

 

DocProStar meistert die komplexen Anforderungen bei der Verarbeitung eingehender E-Mails mühelos. Inhalte aus E-Mail-Text und Anhängen werden direkt erfasst und verarbeitet.

Der E-Mail-Prozess umfasst alle Schritte – vom Überwachen des Postfachs über das Selektieren und Importieren bis hin zum Entpacken und Extrahieren der Inhalte, ganz ohne manuelle Vorarbeit.

  • DocProStar überwacht freigegebene Postfächer, importiert, normalisiert und extrahiert E-Mails und Anhänge und bereitet sie für die weitere Verarbeitung vor.
  • Mit dem TCG Process-eigenen Microsoft Office Add-in können Anwender E-Mails direkt und ad-hoc an DocProStar-Prozesse weiterleiten.

Daten auf allen Endgeräten erfassen

 

DocSnap, die mobile App von DocProStar, ermöglicht eine einfache Erfassung und Prozesssteuerung über mobile Endgeräte wie Tablets oder Smartphones. In der App können Android- und iOS-Geräte Bilder direkt an einen DocProStar-Geschäftsprozess übermitteln.

  • Ein mobiles SDK lässt sich in bestehende Apps integrieren, um Inhalte direkt an DocProStar-Prozesse zu senden.
  • DocSnap ermöglicht die mobile Erfassung ohne zusätzliche App-Entwicklung. Sie ist direkt an die DocProStar-Verarbeitungsumgebung angebunden, App-Branding und Erfassungsprofile können zentral angepasst werden.

Daten über offene Schnittstellen importieren

 

Die offene REST-Schnittstelle von DocProStar ermöglicht eine einfache Integration mit Bestands- und anderen Systemen, wodurch eine vollständige End-to-End-Prozesskontrolle für Ihr gesamtes Input Management gewährleistet wird.

REST-APIs erleichtern die Integration bestehender Technologien und Systeme, sei es beim Import über ein Webportal oder der Anbindung von RPA-Workflows für die Dokumentenverarbeitung. Die REST-Schnittstelle ermöglicht:

  • Das Erstellen neuer Workitems oder das Hinzufügen von Medien und Inhalten zu DocProStar-Prozessen.
  • Die Remote-Überwachung von Prozessen und den Remote-Zugriff auf aktuelle Statusinformationen.
  • Die Integration von Verarbeitungsergebnissen in Drittanbieter-Anwendungen.

Transparenz durch einheitliche Standards schaffen

 

DocProStar normalisiert eingehende Informationen, um eine agile und effiziente Weiterverarbeitung sowie optimale Ergebnisse zu gewährleisten. Alle eingehenden Inhalte werden in ein einheitliches Format umgewandelt (normalisiert) und für eine konsistente digitale Verarbeitung vorbereitet, während die Originaldaten für die Langzeitarchivierung erhalten bleiben.

  • Extrahieren und Vorbereiten digitaler und elektronischer Inhalte für die Datenextraktion und -klassifizierung.
  • Verbesserung der Genauigkeit, unabhängig von OCR-Ergebnissen.
  • Entpacken und Extrahieren komplexer Dateistrukturen, wie E-Mail-Anhänge und .zip- oder Archivdateien.
  • Bildverbesserung und -bereinigung sorgt für hochwertige Bilder, die für die Datenextraktion optimiert sind.

"Die hochpräzise OCR und Klassifizierung von DocProStar ermöglichte es Advance Record Management, schnell und flexibel auf unsere Kunden zu reagieren. Die KI war beeindruckend in ihrer Fähigkeit, mit vielen verschiedenen Dokumentarten und auch älteren Dokumenten umzugehen. Die Lösung sorgte dafür, dass ein komplexes Projekt in kürzester Zeit abgewickelt werden konnte und übertraf damit die Erwartungen unserer Kunden."

Phillip D'Souza, Geschäftsführer Advance Record Management

Flexibel bleiben für langfristigen Erfolg

Einfache Anpassung an die Anforderungen neuer Kommunikationskanäle und Inhaltstypen.

Konsistente Kommunikation sicherstellen

Kunden und Geschäftspartner profitieren unabhängig vom gewählten Eingangskanal und Format von derselben konsistenten und effizienten Kommunikation.

Menschen mit Prozessen verbinden

Steigern Sie Ihre Mitarbeiterproduktivität vor Ort und an entfernten Standorten und verbessern Sie Ihre Kommunikation mit allen Stakeholdern.

Transparenz und Compliance gewährleisten

Universelle Eingangskontrollen und die automatische Erstellung von Audit Trail Dateien ermöglichen eine durchgängig konforme Verarbeitung.