La captura ha muerto, larga vida a la captura!

Historia de la captura
Hace 25 años, convertir un documento en papel en una imagen digital era un reto bastante grande. Se necesitaban estos dispositivos difíciles de manejar llamados escáneres y software de aplicación de captura de documentos. El software de captura crearía una imagen y, por lo general, la almacenaría en un formato .tiff. Luego, antes de que estas imágenes capturadas pudieran colocarse en un archivo electrónico, una persona tendría que agregar manualmente algunos datos de índice. Esto se conocía como captura "tardía". "Tarde" porque los documentos en papel solo se capturan y archivan electrónicamente al final de un proceso (manual) completamente basado en papel: el propósito era simplemente reemplazar los sistemas de archivo basados en papel con un archivo electrónico para facilitar el almacenamiento y la recuperación. ¡Así eran los tiempos!

La captura de formularios y datos se desarrolló relativamente temprano en la década de 1990 e inicialmente se llamó captura de datos para diferenciarla de la captura de documentos, ya que solo los datos son de interés y las imágenes a menudo se descartan. Existían diferentes tecnologías, cada una de las cuales se centraba en la manipulación para tratar el contenido escrito a máquina o a mano y la información especial (por ejemplo, casillas de verificación).

Hace unos 15 años comenzó a surgir la captura "temprana", lo que significa que los documentos se capturan (escanean) inmediatamente después de llegar a la organización. De nuevo, se produce una imagen, pero los avances hacen que se aplique la tecnología OCR para obtener datos textuales (de contenido). El estándar de normalización suele ser PDF/A, lo que permite mantener la información de la imagen y sus datos de texto en una capa separada. Hoy en día, la captura "temprana" está muy extendida. Se llama digitalización y es el primer paso importante para el procesamiento digital completo.

De la digitalización al procesamiento inteligente de documentos (IDP)
Con la llegada de Internet, se hizo posible escanear documentos desde cualquier oficina con los llamados escáneres de escritorio, y los "documentos" más frecuentes se convirtieron en correos electrónicos. Capturar el cuerpo de un correo electrónico es sencillo, sin embargo, los archivos adjuntos de correo electrónico son un asunto completamente diferente: la variedad de formatos de archivos adjuntos es alucinante, y eso es incluso antes de entrar en el tema de los correos electrónicos adjuntos a otros correos electrónicos y / o que contienen medios de archivo (de los cuales nuevamente hay varios tipos: .zip, .rar, etc.) Reconocer los formatos y normalizarlos en un solo estándar es el primer reto.

Con un escáner personal en el bolsillo de todos y los datos que ingresan a las organizaciones en formatos cada vez más diversos, las organizaciones necesitaban poder extraer datos de una amplia gama de fuentes, convertir esos datos en información y recopilar información.

La importancia de la captura
Hoy en día, la captura no está de moda: todo el mundo habla de la IA. Pero es fundamental hacerlo bien, y parte de esto es aprovechar las sinergias de la captura y la inteligencia artificial. Las organizaciones deben ser conscientes de algunos de los desafíos asociados con confiar únicamente en las capacidades de inteligencia artificial para la extracción y clasificación de datos.

En última instancia, los clientes quieren la opción de comunicación (formato, canal) con las organizaciones, y las organizaciones quieren eliminar la fricción de los procesos centrados en el cliente. Para lograr esto, las organizaciones deben contar con un sistema y un proceso que trate todas las ingestas de documentos de la misma manera. Solo este enfoque de normalización centralizado y estandarizado para capturar garantiza la menor cantidad de errores de procesamiento en sentido descendente.

Por supuesto, no escribiría esto si los productos y soluciones proporcionados por TCG Process no pudieran proporcionar completamente la funcionalidad necesaria.

La captura no es cosa del pasado ni se está volviendo menos importante, sino todo lo contrario. La captura sigue siendo un aspecto crítico de los esfuerzos de procesamiento inteligente de documentos (IDP) y digitalización, ya que sirve como base para automatizar y optimizar los procesos comerciales en las organizaciones que están impulsadas por el flujo de información basado en documentos. Al implementar estrategias de captura efectivas, las empresas pueden desbloquear todo el potencial de sus datos y aprovecharlos para impulsar la transformación digital.

Preste atención a la captura adecuada. Las fuertes raíces de TCG Process en la captura y el IDP significan que sabemos lo importante que es hacerlo bien para que no pague por ello en algún lugar posterior, donde los costos de corrección se disparan, los tiempos de proceso aumentan drásticamente y la satisfacción del cliente se ve afectada. ¡Viva la captura!

Acerca de Arnold
Arnold von Büren es un empresario suizo con tres décadas de experiencia en captación y gestión de insumos. Fue miembro fundador de DICOM Group plc. y desempeñó un papel fundamental en la adquisición de Kofax, Inc. USA, convirtiéndose en CEO de Kofax en el año 2000. De 2003 a 2006, Arnold fue director ejecutivo de DICOM Group plc. Desde 2007 ha sido CEO de TCG Process, proporcionando software líder de automatización de procesos a empresas de todos los tamaños y convirtiendo a la empresa en una organización global con más de una docena de subsidiarias en Europa, América y Asia Pacífico.