Una solución flexible de captura de facturas que gana socios en todo el mundo
Entrevista con Erwin Schwarzl, Director General de TCG Process Alemania
La región DACH, donde se encuentra, es muy avanzada y competitiva en el mercado de automatización de Cuentas por Pagar (AP). TCG ha tenido éxito en lograr que los proveedores de tecnología de automatización de AP utilicen sus capacidades de captura de facturas para el reconocimiento y la validación front-end, esencialmente la plataforma TCG se convierte en parte de su solución. ¿Por qué esta región del mundo está tan avanzada en este espacio de automatización de AP?
Cuando piensas en alemanes, a menudo piensas en ingenieros, ya sea creando música clásica o construyendo automóviles. Este mercado es más avanzado porque los alemanes quieren automatizar todo, y están empeñados en la perfección. Está en el ADN aquí. La tecnología de captura vino de Alemania, comenzó aquí y muchas de las patentes, particularmente en lo que se refiere al reconocimiento de facturas, residen aquí.
Además, Alemania y la región DACH tienen un mercado laboral fuertemente regulado. La mano de obra es cara y consideramos que la mano de obra es un costo fijo (no un costo variable). No solo en esta parte del mundo, sino en un número creciente de países, la mano de obra es cara. Esto significa que la mayoría de las empresas quieren mantener su fuerza laboral acotada. Por lo que automatizas todo lo que puedas automatizar para apoyar ese objetivo.
La mayoría de las empresas en Alemania ya tienen un flujo de trabajo de aprobación. Debido a que somos un gran mercado de SAP ERP, un ERP donde la herramienta de flujo de trabajo nativa puede ser un desafío, los socios en alianza con TCG a menudo proporcionan herramientas de flujo de trabajo dentro o fuera del entorno SAP.
TCG llegó tarde al mercado de captura de facturas cuando llegamos en 2008. La mayoría de nuestros clientes ya tenían una solución de procesamiento de facturas que alimentaba su flujo de trabajo de AP con datos. Lo que encontramos fue la necesidad del cliente de contar con una herramienta más precisa y flexible de lo que habían comprado inicialmente en la primera generación de tecnologías de captura de facturas.
Debido a la forma en que ha evolucionado la captura de datos, con la incorporación de la inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje mejorado con bots, nuestros clientes están muy entusiasmados con la opción de actualizar sus herramientas de reconocimiento y extracción de facturas con otras nuevas.
La plataforma de TCG les permite hacer una extracción más sofisticada, en una variedad más amplia de documentos financieros, de lo que se había visto anteriormente. Están validando más información en la factura, haciendo contabilidad de costos, etc.
Estas empresas se han dado cuenta de que la precisión de los datos que entran en el flujo de trabajo es tan importante como el flujo de trabajo en sí. Los datos precisos conducen a las tasas de automatización más altas posibles, que es el objetivo final.
¿Qué tiene la plataforma TCG que tiene a los proveedores de automatización de AP eligiendo a TCG para asociarse con la parte de captura de facturas de su solución?
Como mencioné, aquí en Alemania la captura de AP es un mercado de reemplazo. De las más de cien soluciones de reconocimiento de facturas que hemos instalado, más del 90% son reemplazos de tecnología antigua. Somos la próxima evolución de esta tecnología; algunos en el mercado llaman a lo que hacemos Capture 2.0.
El reconocimiento de facturas TCG es la solución más evolucionada disponible en el mercado, y una vez que un socio evalúa la plataforma, puede ver claramente el impacto de la modernización y la incorporación inteligente de nuevas tecnologías como la IA.
A menudo, un proveedor de flujo de trabajo decidirá asociarse con nosotros por dos razones principales: la precisión de la captura y la moderna infraestructura.
Por supuesto, tenemos competidores en el mercado, muchos con soluciones simples, puntuales o tecnologías poco flexibles. Si un cliente quiere algo para abordar un documento financiero o una parte específica de datos adicionales en las facturas, como devoluciones, por ejemplo, muchas soluciones competitivas no pueden administrar esos ítems de crédito cuando figuran en las facturas.
Además, la validación clave de los datos de la factura, antes de que se entreguen a la solución de flujo de trabajo, puede ayudar a admitir tasas de automatización más altas para el socio en el flujo de trabajo. Otro buen ejemplo es cuando las órdenes están vinculadas al precio de mercado. El cliente desea asegurarse de que el precio índice sea correcto, basado en la fecha de pedido, y se aplique a la factura; estos son los tipos de validación que la plataforma TCG puede manejar fácilmente. Esto permite que la herramienta de flujo de trabajo se centre realmente en la gestión de excepciones financieras típicas.
Entendemos el proceso y los controles de las cuentas por pagar, las regulaciones por país, etc., en lugar de solo comprensión de cómo capturar información. Y debido a nuestra experiencia, también sabemos cómo integrarnos mejor con una gran variedad de sistemas financieros.
Entendemos el proceso y los controles de las cuentas por pagar, las regulaciones por país, etc., en lugar de solo comprensión de cómo capturar información. Y debido a nuestra experiencia, también sabemos cómo integrarnos mejor con una gran variedad de sistemas financieros.
¿Qué otros tipos de documentos le han pedido los proveedores de automatización de AP para capturar de manera efectiva además de las facturas?
Es toda una lista. Avisos de pago, POs, notas de entrega, pedidos de venta, confirmaciones de pedidos (o respuestas de pedidos)... realmente cualquier cosa involucrada en el proceso financiero que vincula a los compradores con bienes o servicios se puede administrar fácilmente con esta solución.
La plataforma es lo suficientemente flexible como para capturar esos documentos asociados al proceso de AP y aún está empaquetada para ser entregada rápidamente, independientemente del ERP o el entorno de flujo de trabajo.
La solución de captura de facturas TCG también tiene mucho éxito en un área donde muchas otras herramientas de captura luchan: nuestro reconocimiento es excelente para facturas de varias páginas y varias líneas.
Dada la cantidad de información y coincidencias en las ordenes de compras en la industria de fabricación, y la fabricación siendo tan importante para el mercado en Alemania, ¿es esta capacidad de leer facturas de varias páginas y varias líneas una gran parte del éxito que TCG ha obtenido en este mercado? ¿Hay otras verticales que también tengan esta necesidad?
Definitivamente. Como has señalado, los fabricantes a menudo tienen facturas muy largas. Y muchos fabricantes han establecido un intercambio de electrónico de datos (EDI) con sus proveedores más grandes. Sus principales proveedores envían facturas por EDI, pero eso a menudo todavía deja miles de facturas que quedan fuera del proceso de EDI.
Los grupos hospitalarios son otra industria donde una sola factura puede ser compleja de capturar y combinar. Cuando estos hospitales reciben facturas desde múltiples ubicaciones de productos médicos, por ejemplo, para medicamentos, el proveedor generalmente envía una sola factura con cientos de páginas de artículos de línea. Antes de que la solución TCG estuviera disponible, en esos sistemas de captura de primera generación, estos datos de facturas no podían procesarse automáticamente. La gente se sentaba durante horas con una sola factura y introducía manualmente los datos.
Hoy en día, incluso este tipo de facturas complejas son fácilmente administradas por la plataforma de TCG; puede procesar grandes documentos de facturas en cuestión de minutos o menos.
Uno de nuestros clientes es el mayor retail de Europa; procesan en varios países todas las facturas que no cuentan con una orden de compras. Y hoy en día, sin importar el país, el idioma o los requisitos específicos del país, todas las facturas se procesan en la plataforma de TCG ... Esto incluye facturas chinas (caracteres Kanji) y japonesas.
Hay muchos ejemplos: el proveedor de diálisis líder en el mundo utiliza la plataforma de TCG para el procesamiento de facturas en 42 países de todo el mundo; y una gran empresa de logística aprovecha la plataforma en Hong Kong para dar servicio al mercado asiático. Esta empresa de logística procesa facturas de Japón, Corea del Sur, Taiwán, Malasia, India... todos los países con conjuntos de caracteres de doble byte o no latinos. Incluso estamos procesando facturas rusas en cirílico.
¿Puede compartir cómo la aparición de la IA ha ayudado con la clasificación y captura de datos de las facturas de los proveedores?
Una gran mejora que TCG ha hecho con la ayuda de la IA está en la clasificación. Solo hay algunos sistemas que son utilizados por las empresas para generar facturas, y la mayoría de las facturas intercambiadas en el mundo hoy en día llegan como un archivo .pdf, generada a partir de un ERP. Utilizamos la clasificación primero para determinar a partir de qué sistema de impresión de facturas fue generada esta factura (por ejemplo, SAP o Microsoft Dynamics o Netsuite), lo que le brinda el 80% del conocimiento que necesitas para capturar datos correctamente. Agregua el aprendizaje automático, que ocurre sin problemas a medida que los usuarios validan los datos de las facturas, y aumenta muy rápidamente su procesamiento sin contacto y acercando una automatización completa.
Hay otro beneficio en estas facturas electrónicas generadas por el sistema: a medida que disminuye el volumen de facturas en papel, elimina la mala calidad que a veces se ve con el escaneo y la captura de facturas.
Más del 50% de las facturas que vemos que llegan a través de la solución de captura de facturas TCG se reciben como PDF, y esta no es una tendencia nueva. Continúa aumentando rápidamente en Europa, ya que la regulación de la UE exige que todas las agencias públicas puedan aceptar facturas electrónicas (PDF, XPS u otros tipos de facturas electrónicas).
Además de tener una gran tecnología, ¿qué otras ventajas comerciales, de personal y de implementación ofrece TCG a los socios de automatización de AP?
Mencioné antes que la experiencia específica de AP de nuestros consultores hace que las asociaciones y los proyectos de los clientes sean muy exitosos.
Nuestras opciones comerciales son tan flexibles como lo es la plataforma: ofrecemos licencias perpetuas y de suscripción, así como múltiples opciones de implementación, incluso en las instalaciones del cliente y en la nube privada o pública.
Muchos socios optan por nuestra opción de captura de facturas como servicio. Podemos conectarnos a su flujo de trabajo de aprobación en SAP (incluso si la captura está en la nube) o a cualquier otro flujo de trabajo que ofrezcan.
¿Cuál crees que es la próxima gran tendencia en la automatización de procesos de negocio a la que la gente debería prestar atención hoy en día?
El cambio a la nube es la principal tendencia hoy en día, ya que beneficia la experiencia del cliente de dos maneras clave: un modelo de precios de pago por uso y la libertad de pasar más fácilmente de un servicio de captura de facturas a otro.
La nube admite fácilmente un modelo de precios de consumo, lo que significa que los clientes pueden considerar el costo como un gasto operativo en lugar de un CAPEX. Y con las fluctuaciones que vienen con los negocios internacionales y modernos, este modelo de precios de consumo significa que los clientes no están atrapados en un alto costo de procesamiento si hay cambios en su negocio que afectan los volúmenes de facturas.
La tendencia de la nube puede dificultar que los proveedores de captura de facturas no se centren en el servicio al cliente, pero damos la bienvenida a este desafío.
La cultura de TCG se centra en las relaciones de beneficio mutuo con sus clientes y socios, y estamos seguros de que la libertad que ofrece el modelo de nube a los clientes nos diferenciará aún más de otros proveedores.
