Alivie los cuellos de botella de la ingesta de correo electrónico y mejore la experiencia de sus clientes
El correo electrónico se consideró en su día la solución, ya que la digitalización del contenido fue el primer gran obstáculo y cuello de botella para poder procesar de manera eficiente la avalancha de datos e información que ingresa a las organizaciones a través de documentos en papel.
Pero como ocurre con la mayoría de las soluciones, surgen nuevos desafíos adicionales que requieren nuevos enfoques.
Ahora, los clientes, proveedores, empleados y otras partes interesadas están golpeando su negocio todos los días con correos electrónicos. Ingrese al nuevo desafío: los correos electrónicos pueden volverse complejos rápidamente, con una multitud de formatos de archivo adjuntos, o incrustados, adjuntos e incrustados, o correos electrónicos adjuntos a otro correo electrónico, y su organización debe validarlos a escala para garantizar que toda la información se procese con precisión para minimizar el manejo de errores posteriores.
Para hacer frente a este volumen, muchas organizaciones contrataron, cambiaron o contrataron recursos, pero para su decepción, eso no resolvió el problema. La variedad de tipos de archivos de documentos que requerían intervención manual ralentizaba los procesos.
Este cuello de botella de ingesta afecta negativamente no solo a las interacciones con los clientes, sino también a la satisfacción de los empleados.
Descargue este resumen de la solución para comprender los 4 pasos que su organización debe seguir para aliviar los cuellos de botella de la ingesta de correo electrónico y mejorar la experiencia de sus clientes.
Paso 1: Recopilar y normalizar
Tratar con más de 50 tipos de archivos manualmente es imposible. En primer lugar, las organizaciones deben convertir cada documento, cuerpo de correo electrónico, carga de portal e imagen en un formato estándar que se pueda ver en una sola aplicación.
Esto simplifica la clasificación manual y acelera los tiempos de procesamiento. La solución de TCG Process, DocProStar, puede convertir de forma nativa más de 150 tipos de archivos diferentes a un formato estándar, con documentos y páginas separados y presentados en cuestión de segundos. En este punto, puede decidir simplemente completar los pasos restantes manualmente, presentando los documentos para que los operadores los entiendan y clasifiquen rápidamente. A continuación, los operadores pueden introducir la información en los procesos empresariales, los flujos de trabajo, los equipos departamentales y los sistemas de gestión de contenidos, o bien puede estar preparado para automatizar completamente todo el proceso de ingesta a través de la clasificación automática.
Paso 2: Clasificación automática
En el primer paso, todos los documentos fueron simplemente clasificados por los operadores de una organización en un formato fácil de usar. En el segundo paso, nuestro objetivo es identificar los tipos de documentos clave que impulsan sus procesos comerciales críticos, de forma automática. Las organizaciones pueden entrenar la actividad de clasificación impulsada por inteligencia artificial de DocProStar para identificar automáticamente qué es un documento (cuerpo de correo electrónico y/o archivo adjunto) e introducir el documento en los procesos comerciales, flujos de trabajo, equipos departamentales y sistemas de gestión de contenido adecuados. Las tecnologías de clasificación de documentos ahora ofrecen una precisión del 90%+, dejando solo el 10% periférico para ser clasificado manualmente por un operador. En el caso de los procesos empresariales críticos, esto significa que se actúa sobre la información de las partes interesadas en cuestión de minutos en lugar de horas o días.
Paso 3: Extraer los datos clave de la empresa
Ahora que todos los documentos se clasifican de forma rápida y precisa, es el momento de automatizar la captura de datos relevantes de estos documentos para informar mejor a sus aplicaciones empresariales y procesos posteriores. La captura de datos para procesos como la automatización de facturas se conoce bien, pero hay una gran cantidad de nuevas tecnologías disponibles para capturar contenido de documentos que antes eran imposibles de automatizar, como formularios escritos a mano y documentos no estructurados.
Asegurarse de que todos los documentos sigan una ruta de automatización inteligente significa que sus aplicaciones empresariales pueden tomar decisiones más rápidamente en nombre de las partes interesadas. Los informes médicos, los formularios gubernamentales, las reclamaciones de seguros, las solicitudes de préstamos, las solicitudes de incorporación y otros documentos complejos y no estructurados ahora se pueden automatizar utilizando las diversas actividades y servicios disponibles con soluciones como DocProStar.
Paso 4: Impulsar el valor empresarial a través de la automatización de procesos
En este punto, el contenido y los datos digitales fluyen automáticamente hacia sus aplicaciones comerciales, procesos y soluciones de administración de contenido. Sin embargo, en última instancia, su organización quiere impulsar el valor empresarial a través de la automatización de procesos mediante la mejora de la precisión y la calidad y el aumento de la eficiencia, ya sea mediante el ahorro de costes, el aumento de la productividad o la ampliación de los casos de uso.
DocProStar de TCG Process es más que una simple solución de ingesta y captura de datos, sus capacidades de procesamiento inteligente de documentos (IDP) y automatización inteligente de procesos (IPA) facilitan que los clientes continúen agregando valor.
La solución low-code/no-code facilita la configuración de validaciones complejas para comprobar si el procesamiento de documentos se ha completado correctamente y cumple con todos los requisitos de las reglas empresariales. Por ejemplo, las tareas dentro de un proceso más grande pueden ser verificar automáticamente para asegurarse de que todos los documentos de un expediente estén juntos antes de continuar, validar que la información sea coherente en todos los documentos, hacer selfies con fotos para el cumplimiento de Conozca a su cliente (KYC), confirmar la precisión de la dirección, verificar las sumas de valores numéricos e incluso validar el historial del cliente y los detalles de la cuenta.
Agregar validaciones como estas puede ampliar fácilmente los beneficios del procesamiento rápido y preciso de grandes volúmenes de contenido digital complejo, y a la velocidad que esperan sus clientes y empleados nativos digitales.
En un mundo en el que las relaciones comerciales están influenciadas por las interacciones personales, la capacidad de su organización para realizar transacciones de forma rápida y precisa definirá su marca y le mantendrá un paso por delante de su competencia. En el mundo actual, una marca es lo que hace una marca, haz la tuya de forma rápida y precisa.