La cattura è morta, lunga vita alla cattura!

Storia dell'acquisizione
25 anni fa, trasformare un documento cartaceo in un'immagine digitale era una sfida piuttosto ardua. Erano necessari questi ingombranti dispositivi chiamati scanner e un software applicativo per l'acquisizione dei documenti. Il software di acquisizione creava un'immagine e di solito la memorizzava in formato .tiff. Poi, prima che queste immagini catturate potessero essere inserite in un archivio elettronico, una persona doveva aggiungere manualmente alcuni dati di indice. Questa operazione è nota come acquisizione "tardiva". Tardiva perché i documenti cartacei vengono acquisiti e archiviati elettronicamente solo alla fine di un processo interamente cartaceo (manuale): lo scopo era semplicemente quello di sostituire i sistemi di archiviazione cartacei con un archivio elettronico per una facile memorizzazione e recupero. Questi erano i tempi!

L'acquisizione di moduli e dati si è sviluppata relativamente presto, negli anni '90, ed è stata inizialmente chiamata acquisizione di dati per distinguerla dall'acquisizione di documenti, poiché solo i dati sono di interesse e le immagini vengono spesso scartate. Esistevano diverse tecnologie, ognuna delle quali si concentrava sulla gestione dei contenuti scritti a mano o a macchina e delle informazioni speciali (ad esempio, le caselle di controllo).

Circa 15 anni fa ha iniziato a diffondersi l'acquisizione "precoce", che significa che i documenti vengono acquisiti (scannerizzati) immediatamente all'arrivo nell'organizzazione. Anche in questo caso viene prodotta un'immagine, ma i progressi significano che la tecnologia OCR viene applicata per ottenere dati testuali (contenuti). Lo standard di normalizzazione è tipicamente PDF/A, che consente di mantenere le informazioni sull'immagine e i dati testuali in un livello separato. L'acquisizione "precoce" è oggi molto diffusa. Si chiama digitalizzazione ed è il primo passo importante per un'elaborazione digitale completa.

Dalla digitalizzazione all'elaborazione intelligente dei documenti (IDP)
Con l'arrivo di Internet, è diventato possibile acquisire documenti da qualsiasi ufficio con i cosiddetti scanner da tavolo e i "documenti" più diffusi sono diventati le e-mail. L'acquisizione del corpo di un messaggio di posta elettronica è semplice, ma gli allegati di un messaggio di posta elettronica sono una questione completamente diversa: la varietà dei formati degli allegati è sconcertante, e questo prima ancora di affrontare l'argomento dei messaggi di posta elettronica allegati ad altri messaggi di posta elettronica e/o contenenti supporti di archiviazione (di cui esistono ancora una volta diversi tipi - .zip, .rar, ecc.) Riconoscere i formati e normalizzarli in un unico standard è la prima sfida.

Con uno scanner personale in tasca a tutti e i dati che entrano nelle organizzazioni in formati sempre più diversi, le organizzazioni devono essere in grado di estrarre i dati da un'ampia gamma di fonti, trasformarli in informazioni e raccogliere informazioni.

La criticità dell'acquisizione
Al giorno d'oggi l'acquisizione non è certo un argomento di moda: tutti parlano di IA. Ma è fondamentale che sia corretta, e parte di questo è sfruttare le sinergie dell'acquisizione e dell'intelligenza artificiale. Le organizzazioni devono essere consapevoli di alcune sfide associate all'affidarsi esclusivamente alle capacità di intelligenza artificiale per l'estrazione e la classificazione dei dati.

In definitiva, i clienti vogliono avere la possibilità di scegliere la comunicazione (formato, canale) con le organizzazioni e le organizzazioni vogliono eliminare l'attrito dai processi incentrati sul cliente. Per ottenere questo risultato, le organizzazioni devono disporre di un sistema e di un processo che tratti tutti gli inserimenti di documenti allo stesso modo. Solo questo approccio centralizzato e standardizzato all'acquisizione garantisce il minor numero di errori di elaborazione a valle.

Naturalmente, non scriverei queste parole se i prodotti e le soluzioni fornite da TCG Process non fossero in grado di fornire tutte le funzionalità necessarie.

L'acquisizione non appartiene al passato né sta diventando meno importante, anzi. L'acquisizione rimane un aspetto critico dell'elaborazione intelligente dei documenti (IDP) e degli sforzi di digitalizzazione, in quanto funge da base per l'automazione e l'ottimizzazione dei processi aziendali nelle organizzazioni che sono guidate da un flusso di informazioni basato sui documenti. Implementando strategie di acquisizione efficaci, le aziende possono sbloccare il pieno potenziale dei loro dati e sfruttarli per guidare la trasformazione digitale.

Attenzione alla corretta acquisizione. Le solide radici di TCG Process nell'acquisizione e nell'IDP significano che sappiamo quanto sia importante fare le cose per bene per evitare di pagarne le conseguenze a valle, dove i costi di correzione esplodono, i tempi dei processi aumentano drasticamente e la soddisfazione dei clienti ne risente. Lunga vita alla cattura!

Informazioni su Arnold
Arnold von Büren è un imprenditore svizzero con tre decenni di esperienza nell'acquisizione e nella gestione degli input. È stato uno dei membri fondatori di DICOM Group plc. e ha svolto un ruolo fondamentale nell'acquisizione di Kofax, Inc. USA, diventando CEO di Kofax nel 2000. Dal 2003 al 2006 Arnold è stato CEO di DICOM Group plc. Dal 2007 è CEO di TCG Process, azienda leader nella fornitura di software per l'automazione dei processi ad aziende di tutte le dimensioni, che ha fatto crescere l'azienda fino a farla diventare un'organizzazione globale con più di una dozzina di filiali in Europa, nelle Americhe e nell'Asia Pacifica.