Una soluzione flessibile per l'acquisizione di fatture che conquista partner in tutto il mondo
Intervista con Erwin Schwarzl, amministratore delegato di TCG Process dalla Germania
La regione DACH, dove vi trovate, è molto avanzata e competitiva nel mercato dell'automazione AP. TCG è riuscita a convincere i fornitori di tecnologie per l'automazione delle fatture a utilizzare le vostre capacità di acquisizione delle fatture per il riconoscimento e la convalida front-end: in sostanza, la piattaforma TCG diventa parte della loro soluzione. Perché questa regione del mondo è così avanzata nel settore dell'AP automation?
Quando si pensa ai tedeschi, spesso si pensa agli ingegneri, che si tratti di creare musica classica o di costruire automobili. Questo mercato è più avanzato perché i tedeschi vogliono automatizzare tutto e puntano alla perfezione. È nel loro DNA. La tecnologia di acquisizione viene dalla Germania, è nata qui e molti dei brevetti, in particolare quelli relativi al riconoscimento delle fatture, risiedono qui.
Inoltre, la Germania e la regione DACH hanno un mercato del lavoro fortemente regolamentato. La manodopera è costosa e noi la consideriamo un costo fisso (non un costo variabile). Non solo in questa parte del mondo, ma in un numero crescente di Paesi, la manodopera è costosa. Questo significa che la maggior parte delle aziende vuole mantenere la propria forza lavoro snella. Per questo motivo si automatizza tutto ciò che è possibile automatizzare per raggiungere questo obiettivo.
La maggior parte delle aziende in Germania dispone già di un flusso di lavoro di approvazione. Poiché il nostro è un grande mercato ERP SAP, un ERP in cui lo strumento di workflow nativo può rappresentare una sfida, i partner di TCG forniscono spesso strumenti di workflow interni o esterni all'ambiente SAP.
TCG è arrivata tardi nel mercato dell'acquisizione delle fatture, nel 2008. La maggior parte dei nostri clienti disponeva già di una soluzione di elaborazione delle fatture che alimentava il flusso di lavoro AP con i dati. Abbiamo riscontrato l'esigenza da parte dei clienti di uno strumento più preciso e flessibile rispetto a quello acquistato inizialmente con la prima generazione di tecnologie di acquisizione delle fatture.
A causa del modo in cui l'acquisizione dei dati si è evoluta, con l'aggiunta dell'intelligenza artificiale (AI) e il miglioramento dell'apprendimento con i bot, i nostri clienti sono entusiasti della possibilità di aggiornare i loro strumenti di riconoscimento ed estrazione delle fatture con nuovi strumenti.
La piattaforma di TCG consente loro di effettuare estrazioni più sofisticate, su una più ampia varietà di documenti finanziari, rispetto a quanto visto in precedenza. Convalidano un maggior numero di informazioni sulla fattura, eseguono la contabilità dei costi, ecc.
Queste aziende hanno capito che l'accuratezza dei dati che entrano nel flusso di lavoro è importante quanto il flusso di lavoro stesso. L'accuratezza dei dati porta al massimo tasso di automazione possibile, che è l'obiettivo finale.
Che cosa c'è nella piattaforma TCG che spinge i fornitori di automazione AP a scegliere TCG come partner per la parte di acquisizione delle fatture della loro soluzione?
Come ho detto, qui in Germania l'acquisizione delle fatture è un mercato di sostituzione. Delle oltre cento soluzioni di riconoscimento delle fatture che abbiamo installato, più del 90% sono sostituzioni di vecchie tecnologie. Noi siamo la prossima evoluzione di questa tecnologia; alcuni sul mercato chiamano ciò che facciamo Capture 2.0.
Il riconoscimento delle fatture di TCG è la soluzione più evoluta disponibile sul mercato e una volta che un partner valuta la piattaforma, può vedere chiaramente l'impatto della modernizzazione e dell'incorporazione intelligente di nuove tecnologie come l'intelligenza artificiale.
Spesso un fornitore di flussi di lavoro decide di collaborare con noi per due motivi principali: l'accuratezza dell'acquisizione e l'infrastruttura moderna.
Naturalmente, sul mercato abbiamo dei concorrenti, molti dei quali con soluzioni semplici e puntuali o con tecnologie poco flessibili. Se un cliente desidera che si occupi di un documento finanziario correlato o di una parte specifica di dati aggiuntivi della fattura, come ad esempio i pallet restituiti, molte soluzioni della concorrenza non sono in grado di gestire tali voci di credito quando sono elencate nelle fatture.
Inoltre, la convalida dei dati chiave delle fatture, prima che vengano consegnati alla soluzione di workflow, può contribuire a sostenere tassi di automazione più elevati per il partner di workflow. Un altro buon esempio è quello degli ordini legati al prezzo di mercato. Il cliente vuole assicurarsi che alla fattura venga applicato il giusto prezzo indice, basato sulla data dell'ordine; questi sono i tipi di convalida che la piattaforma TCG può facilmente gestire. Ciò consente allo strumento di workflow di concentrarsi sulla gestione delle tipiche eccezioni finanziarie.
Le partnership funzionano bene perché TCG dispone di un mix speciale di tecnologia eccellente e di un ampio volume di conoscenze ed esperienze interne a TCG in materia di contabilità fornitori, dal team di sviluppo ai servizi di consulenza. Questo permette a TCG di essere un partner migliore e ci distingue dalla concorrenza qui in Germania, in Europa e nel mondo.
Conosciamo il processo e i controlli della contabilità fornitori, le normative dei vari Paesi e così via, e non ci limitiamo a capire come acquisire le informazioni. E grazie alla nostra esperienza, sappiamo anche come integrarci meglio con una serie di sistemi finanziari.
Quali altri tipi di documenti i fornitori di automazione AP vi hanno chiesto di poter acquisire efficacemente oltre alle fatture?
L'elenco è piuttosto lungo. Avvisi di pagamento, ordini di pagamento, bolle di consegna, ordini di vendita, conferme d'ordine (o risposte agli ordini)... qualsiasi cosa coinvolta nel processo finanziario che collega gli acquirenti a beni o servizi può essere facilmente gestita con questa soluzione.
La piattaforma è sufficientemente flessibile per catturare i documenti associati al processo AP e per essere consegnati rapidamente, indipendentemente dall'ambiente ERP o dal flusso di lavoro.
La soluzione TCG per l'acquisizione delle fatture riscuote molto successo anche in un'area in cui molti altri strumenti di acquisizione hanno difficoltà: il nostro riconoscimento è ottimo per le fatture a più pagine e a più righe.
Considerando la quantità di PO matching nel settore manifatturiero e l'importanza del settore manifatturiero per il mercato tedesco, la capacità di leggere fatture multi-pagina e multi-linea è una parte importante del successo che TCG ha ottenuto in questo mercato? Ci sono altri settori verticali che hanno questa esigenza?
Certamente. Come ha notato, i produttori hanno spesso fatture molto lunghe. E molti produttori hanno un sistema EDI con i loro principali fornitori. I loro fornitori principali inviano le fatture tramite EDI, ma spesso rimangono migliaia di fatture che non rientrano nel processo EDI.
I gruppi ospedalieri sono un altro settore in cui una singola fattura può essere complessa da acquisire e abbinare. Quando questi ospedali multisede ricevono fatture di prodotti medicali, ad esempio per i farmaci, il fornitore di solito presenta una singola fattura con centinaia di pagine di voci. Prima che fosse disponibile la soluzione TCG, nei sistemi di acquisizione di prima generazione non era possibile elaborare automaticamente i dati delle fatture. Le persone si sedevano per ore con una singola fattura e digitavano manualmente i dati.
Oggi, anche questo tipo di fatture complesse è facilmente gestibile dalla piattaforma TCG, che è in grado di elaborare enormi documenti di fatturazione in pochi minuti o meno.
Uno dei nostri clienti è il più grande rivenditore d'Europa; elabora tutte le fatture non PO in diversi Paesi. E oggi, indipendentemente dal Paese, dalla lingua o dai requisiti specifici del Paese, tutte le fatture vengono elaborate sulla piattaforma TCG... Questo include le fatture in cinese (caratteri Kanji) e in giapponese.
Gli esempi sono tantissimi: il principale fornitore di dialisi al mondo utilizza la piattaforma TCG per l'elaborazione delle fatture in 42 paesi del mondo; una grande azienda di logistica sfrutta la piattaforma a Hong Kong per servire il mercato asiatico. Questa società di logistica elabora fatture provenienti da Giappone, Corea del Sud, Taiwan, Malesia, India... tutti paesi con set di caratteri a doppio byte o non latini. Stiamo persino elaborando fatture russe in cirillico.
Può dirci in che modo l'emergere dell'IA ha contribuito alla classificazione e all'acquisizione dei dati dalle fatture dei fornitori?
Un grande miglioramento che TCG ha apportato con l'aiuto dell'IA riguarda la classificazione. Le aziende utilizzano un numero limitato di sistemi per produrre le fatture e la maggior parte di tutte le fatture scambiate oggi nel mondo arriva in formato .pdf, generato dall'ERP. Utilizziamo la classificazione innanzitutto per determinare da quale sistema di stampa è stata generata la fattura (ad esempio, SAP o Microsoft Dynamics o Netsuite), il che fornisce l'80% delle conoscenze necessarie per acquisire i dati correttamente. Aggiungendo l'apprendimento automatico, che avviene senza soluzione di continuità mentre gli utenti convalidano i dati delle fatture, si aumenta molto rapidamente l'elaborazione senza contatto e ci si avvicina alla completa automazione.
Le fatture elettroniche generate dal sistema presentano un altro vantaggio: la riduzione del volume delle fatture cartacee elimina la scarsa qualità che si riscontra talvolta con la scansione e l'acquisizione delle fatture.
Oltre il 50% delle fatture che riceviamo attraverso la soluzione di acquisizione delle fatture di TCG sono ricevute in formato PDF, e non si tratta di una tendenza nuova. In Europa continua a crescere rapidamente, poiché la normativa europea ha imposto che tutti gli enti pubblici siano in grado di accettare fatture elettroniche (PDF, XPS o altri tipi di fatture elettroniche).
Oltre a disporre di un'ottima tecnologia, quali altri vantaggi commerciali, di personale e di implementazione offre TCG ai partner dell'automazione AP?
Ho già detto che l'esperienza specifica in materia di AP dei nostri consulenti consente di creare partnership e progetti di successo per i clienti.
Le nostre opzioni commerciali sono flessibili come lo è la piattaforma: offriamo licenze perpetue e in abbonamento, oltre a diverse opzioni di implementazione, tra cui on prem e cloud privato o pubblico.
Molti partner scelgono la nostra opzione di acquisizione delle fatture come servizio. Possiamo collegarci al loro flusso di lavoro di approvazione in SAP (anche se l'acquisizione è nel cloud) o a qualsiasi altro flusso di lavoro che offrono.
Secondo lei, qual è la prossima tendenza principale nell'automazione dei processi aziendali a cui si dovrebbe prestare attenzione oggi?
Il passaggio al cloud è la tendenza principale di oggi, in quanto avvantaggia l'esperienza del cliente in due modi fondamentali: un modello di prezzo pay-as-you-go e la libertà di passare più facilmente da un servizio di acquisizione delle fatture a un altro.
Il cloud supporta facilmente un modello di prezzo a consumo, il che significa che i clienti possono considerare il costo come una spesa operativa invece che come un CAPEX. Inoltre, con le fluttuazioni che si verificano nelle aziende moderne e internazionali, questo modello di prezzo a consumo significa che i clienti non sono vincolati a un costo di elaborazione elevato in caso di cambiamenti nella loro attività che influiscono sui volumi delle fatture.
Il trend del cloud può rendere più difficile il lavoro dei fornitori di servizi di acquisizione delle fatture che non si concentrano sul servizio clienti, ma noi accettiamo questa sfida.
La cultura di TCG è incentrata sulle relazioni win-win con i propri clienti e partner, e siamo certi che la libertà che il modello cloud offre ai clienti ci differenzierà ulteriormente dagli altri fornitori.