Alleviare i colli di bottiglia dell'ingestione delle e-mail e migliorare l'esperienza dei clienti
Un tempo la posta elettronica era considerata la soluzione, in quanto la digitalizzazione dei contenuti era il primo ostacolo e il primo collo di bottiglia per poter elaborare in modo efficiente la marea di dati e informazioni che entravano nelle organizzazioni attraverso i documenti cartacei.
Ma come per la maggior parte delle soluzioni, arrivano nuove e ulteriori sfide che richiedono nuovi approcci.
Ora i clienti, i fornitori, i dipendenti e gli altri stakeholder bombardano la vostra azienda ogni giorno con le e-mail. Le e-mail possono diventare rapidamente complesse, con una moltitudine di formati di file allegati, o incorporati, allegati e incorporati, o e-mail allegate a un'altra e-mail, e la vostra organizzazione deve convalidarle su scala per garantire che tutte le informazioni siano elaborate con precisione e ridurre al minimo la gestione degli errori a valle.
Per far fronte a questo volume, molte organizzazioni hanno assunto, spostato o contrattato risorse, ma con grande delusione non hanno risolto il problema. La varietà di tipi di file di documenti che richiedevano un intervento manuale rallentava i processi.
Questo collo di bottiglia nell'ingestione ha un impatto negativo non solo sulle interazioni con i clienti, ma anche sulla soddisfazione dei dipendenti.
Scaricate questa sintesi della soluzione per capire i 4 passi che la vostra azienda deve compiere per ridurre i colli di bottiglia dell'ingestione delle e-mail e migliorare l'esperienza dei vostri clienti.
Fase 1: raccolta e normalizzazione
Gestire manualmente oltre 50 tipi di file è impossibile. Per prima cosa, le organizzazioni devono convertire ogni documento, corpo di e-mail, caricamento sul portale e immagine in un formato standard che possa essere visualizzato in un'unica applicazione. Questo semplifica la classificazione manuale e accelera i tempi di elaborazione. La soluzione di TCG Process, DocProStar, è in grado di convertire in modo nativo oltre 150 tipi di file diversi in un formato standard, con documenti e pagine separati e presentati in pochi secondi. A questo punto si può decidere di completare manualmente le fasi restanti, presentando i documenti agli operatori che potranno comprenderli e classificarli rapidamente. Gli operatori possono quindi inserire le informazioni nei processi aziendali, nei flussi di lavoro, nei team di reparto e nei sistemi di gestione dei contenuti, oppure possono essere pronti ad automatizzare completamente l'intero processo di ingestione attraverso l'autoclassificazione.
Fase 2: Autoclassificazione
Nella prima fase, tutti i documenti sono stati semplicemente classificati dagli operatori dell'organizzazione in un formato facile da usare. Nella seconda fase, il nostro obiettivo è identificare automaticamente i tipi di documenti chiave che guidano i processi aziendali critici. Le organizzazioni possono addestrare l'attività di classificazione basata sull'intelligenza artificiale di DocProStar per identificare automaticamente il contenuto di un documento (corpo dell'e-mail e/o allegato) e inserirlo nei processi aziendali, nei flussi di lavoro, nei team dipartimentali e nei sistemi di gestione dei contenuti appropriati. Le tecnologie di classificazione dei documenti garantiscono oggi un'accuratezza superiore al 90%, lasciando che solo il 10% restante venga classificato manualmente da un operatore. Per i processi aziendali critici, ciò significa che le informazioni provenienti dagli stakeholder vengono gestite in pochi minuti anziché in ore o giorni.
Fase 3: estrazione dei dati aziendali chiave
Ora che tutti i documenti vengono classificati in modo rapido e accurato, è il momento di automatizzare l'acquisizione dei dati rilevanti da questi documenti per informare meglio le applicazioni aziendali e i processi a valle. L'acquisizione dei dati per processi come l'automazione delle fatture è ben nota, ma sono disponibili numerose nuove tecnologie per acquisire contenuti da documenti un tempo impossibili da automatizzare, come moduli scritti a mano e documenti non strutturati. Garantire che tutti i documenti seguano un percorso di automazione intelligente significa che le applicazioni aziendali possono prendere più rapidamente decisioni per conto degli stakeholder. Rapporti medici, moduli governativi, richieste di assicurazione, domande di prestito, domande di onboarding e altri documenti complessi e non strutturati possono ora essere automatizzati utilizzando le varie attività e i servizi disponibili con soluzioni come DocProStar.
Fase 4: Aumentare il valore aziendale attraverso l'automazione dei processi
A questo punto i contenuti e i dati digitali fluiscono automaticamente nelle applicazioni, nei processi e nelle soluzioni di gestione dei contenuti aziendali. In ultima analisi, tuttavia, la vostra organizzazione vuole ottenere un valore aziendale attraverso l'automazione dei processi, migliorando l'accuratezza e la qualità e aumentando l'efficienza, sia che si tratti di un risparmio sui costi, di un aumento della produttività o di un ampliamento dei casi d'uso.
DocProStar di TCG Process è molto più di una semplice soluzione di ingestione e acquisizione dati: le sue funzionalità di elaborazione intelligente dei documenti (IDP) e di automazione intelligente dei processi (IPA) consentono ai clienti di continuare ad aggiungere valore con facilità.
La soluzione low-code / no-code rende semplice la configurazione di convalide complesse per verificare che l'elaborazione dei documenti sia completata correttamente e soddisfi tutti i requisiti delle regole aziendali. Ad esempio, all'interno di un processo più ampio, è possibile verificare automaticamente che tutti i documenti di un dossier siano insieme prima di procedere, convalidare che le informazioni siano coerenti tra i documenti, confrontare le foto dei selfie per la conformità KYC (Know Your Customer), confermare l'accuratezza dell'indirizzo, controllare le somme dei valori numerici e persino convalidare la storia del cliente e i dettagli del conto.
L'aggiunta di convalide di questo tipo può facilmente estendere i vantaggi di un'elaborazione rapida e accurata di elevati volumi di contenuti digitali complessi, alla velocità che si aspettano i vostri clienti e dipendenti nativi digitali.
In un mondo in cui le relazioni commerciali sono influenzate dalle interazioni personali, la capacità della vostra organizzazione di effettuare transazioni in modo rapido e accurato definirà il vostro marchio e vi terrà un passo avanti rispetto alla concorrenza. Nel mondo di oggi un marchio è ciò che fa un marchio, rendete il vostro veloce e preciso.