La BPO australiana affronta i documenti HR
CONTESTO
La necessità di rendere digitali i dati storici
Advance Record Management è uno dei leader nella fornitura di servizi di conservazione, catalogazione, archiviazione e recupero di documenti in Australia. All'inizio del 2020 un'agenzia vittoriana ha chiesto loro di trovare una soluzione che portasse i loro servizi un passo avanti. Avevano bisogno di elaborare oltre 1 milione di documenti/registri delle risorse umane in una gerarchia che fosse ricercabile all'interno del sistema di gestione dei contenuti del cliente.
Come politica standard, il cliente conserva i documenti dei dipendenti per un minimo di vent'anni. Ciò significava che Advance Record Management avrebbe dovuto trovare una soluzione per i documenti di circa 23.000 dipendenti passati e presenti, in 500 scatole di documenti cartacei provenienti da diverse località.
LA SFIDA
Da cartaceo a elettronico
Trovare una soluzione in grado non solo di scansionare, ma anche di leggere una serie di moduli e formati diversi, come buste paga, contratti, corrispondenza generale, moduli di congedo e valutazioni delle prestazioni, è stata una sfida. La soluzione doveva anche garantire che questi documenti fossero facilmente reperibili nel sistema di gestione dei contenuti quando necessario.
L'altra sfida era rappresentata dal fatto che circa 8.000 di questi documenti dovevano essere eseguiti in tempi stretti, a causa delle transizioni e dei trasferimenti del personale.
"Questo progetto era molto complesso a causa del numero di tipi di moduli e dell'età dei documenti. La piattaforma TCG DocProStar è stata parte integrante di questo progetto. L'elaborazione diretta della soluzione, la sua velocità e la sua accuratezza hanno dato al nostro cliente un senso di sicurezza nei confronti del risultato previsto".
Peter Newland CEO Advance Record Management
LA SOLUZIONE
Ecco DocProStar di TCG Process: una piattaforma specificamente progettata per automatizzare in modo intelligente i processi aziendali incentrati sui documenti attraverso un'infrastruttura di acquisizione, comprensione e azione.
DocProStar è una piattaforma unificata basata su servizi web che incorpora la migliore intelligenza artificiale (AI), bot di apprendimento e regole di convalida, ed è estensibile con tecnologie come l'automazione robotica dei processi (RPA), Google Vision e altre. Questo garantisce un maggior grado di efficienza nei processi documentali.
Per Advance, DocProStar è stato in grado di classificare, identificare ed estrarre dati da documenti non strutturati in diversi formati, con un'elevata precisione, eliminando il rischio di errori umani.
Per garantire il rispetto dei requisiti australiani di sicurezza dei dati, DocProStar è stato ospitato su server locali.
L'intero progetto ha richiesto meno di 7 settimane, compresa la configurazione del flusso di lavoro di classificazione per tutti i documenti all'interno di DocProStar e la configurazione dell'output da indicizzare ed esportare automaticamente nel sistema di gestione dei contenuti.
Processo TCG - Gestione anticipata dei documenti
IL RISULTATO
Velocità, precisione e un cliente molto soddisfatto
DocProStar ha impiegato 7-10 giorni per elaborare 1 milione di documenti, tra cui la scansione in PDF leggibili, la classificazione, l'OCR, l'indicizzazione e l'esportazione di tutti i documenti nel sistema di gestione dei contenuti del cliente, per nome dei dipendenti e in ordine cronologico.
L'automazione ha consentito una riduzione stimata del 50% delle ore di lavoro nel corso del progetto.