Migliorare l'elaborazione dei documenti dei clienti delle assicurazioni
Panoramica
Oggi le compagnie di assicurazione devono affrontare una sfida contro il tempo, avendo bisogno di aggiornare o modificare i contratti il prima possibile. Questo può essere un compito che richiede molto tempo e che rischia di irritare il cliente se non viene svolto in modo efficiente.
In questo caso d'uso, analizziamo come una moderna piattaforma tecnologica come DocProStar possa accelerare in modo significativo la vendita di nuove polizze e la gestione di quelle esistenti, automatizzando l'elaborazione, riducendo i rischi e migliorando al contempo il coinvolgimento dei clienti. Ricevete le richieste, analizzate le loro informazioni e fate i preventivi di vendita in una frazione di tempo. Non perdete mai i documenti di supporto grazie all'archiviazione automatica. Introducete sul mercato nuovi prodotti assicurativi più rapidamente di quanto abbiate mai fatto. Fate colpo sui vostri potenziali clienti e trasformateli in clienti soddisfatti fin dall'inizio.
LO SCENARIO
I clienti apprezzano un servizio rapido e senza problemi, cosa che sembra in contraddizione con l'attuale processo di acquisto di una nuova polizza assicurativa. Per passare dalla richiesta iniziale del cliente alla conclusione della vendita, le aziende devono migliorare i processi per andare da A a B. Per ogni tipo di assicurazione, ci sono moduli e documenti diversi per l'ingresso di nuovi clienti, e quindi anche processi diversi.
Quando le compagnie assicurative si trovano a gestire centinaia di migliaia di processi al giorno, devono farlo in un ambiente privo di problemi e che sia in grado di prendersi cura del cliente. Questo può essere un problema, perché spesso gli assicuratori cercano di mettere insieme una serie di sistemi e di comunicare tra loro senza avere accesso ad alcuni o a tutti.
La creazione di una nuova politica è un processo complicato
Ogni fornitore può offrire molti tipi di assicurazione, dall'auto alla vita, ai proprietari di case e altro ancora. Ognuna di queste linee di business ha una serie di moduli diversi e richiede ai clienti documenti di supporto diversi. Questi documenti provengono da diverse fonti. L'assicurazione del proprietario di casa, ad esempio, richiede documenti non solo al cliente, ma anche alla banca, all'ispettore della casa e al perito, tra gli altri. Le informazioni provenienti da tutti questi documenti, situati in qualsiasi punto del documento e potenzialmente su più pagine, devono essere inserite nei sistemi di backend e associate al giusto record del cliente. Inoltre, il volume e la varietà dei contenuti da elaborare sono impressionanti. Elaborare i documenti in entrata di una compagnia assicurativa significa parlare il gergo di diverse professioni contemporaneamente.
La verifica dei documenti e dei dati è difficile ma fondamentale
Cosa succede quando un documento manca di alcune informazioni o è compilato in modo illeggibile? Se un cliente ha saltato una pagina che doveva firmare, ad esempio, qualcuno dovrà seguire l'iter per ottenere la firma. Con i sistemi legacy che si basano su un'elaborazione basata su regole, questi errori spesso non vengono rilevati se non troppo tardi. Se il follow-up richiede troppo tempo, si tratta di un ritardo frustrante che allontana i clienti. Lo stesso vale quando le informazioni contenute in un nuovo modulo non corrispondono ai dati già in possesso dell'azienda. La correzione di informazioni errate o mancanti può rallentare il processo e indispettire i clienti, ma la mancata individuazione di questi errori può mettere le compagnie assicurative in una situazione difficile. I premi e le liquidazioni dei sinistri basati su informazioni errate aumentano il rischio che l'assicuratore debba pagare risarcimenti che altrimenti non avrebbe dovuto pagare.
Proteggere le informazioni sensibili può essere una sfida
Molti dei documenti forniti dai clienti possono contenere informazioni sensibili e non tutte le persone che possono accedere ai documenti dei clienti devono vedere tutto ciò che contengono. Inoltre, a seconda del tipo di polizza assicurativa venduta, possono esistere norme di conformità che impongono requisiti di archiviazione per determinati documenti. Inoltre, l'identificazione dei tipi di documenti e la determinazione di quali informazioni sono nascoste, e a chi, sono attività che il più delle volte vengono svolte da persone, in modo lento e ad alto rischio di esposizione dei dati. Queste informazioni sensibili, una volta ricevute e acquisite, richiedono un controllo continuo a causa del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR). I fornitori devono sapere esattamente quali dati sono stati ricevuti da chi e in quale data sono entrati nell'organizzazione e sono stati esaminati, per garantire che le politiche di conservazione e la conformità al GDPR siano rispettate e verificabili.
Il rispetto delle norme di conformità è costoso e inefficiente
Il rispetto delle normative di conformità ha un prezzo elevato e, in ultima analisi, richiede molto tempo. Tuttavia, negli ambienti regolamentati di oggi è obbligatorio avere una visibilità completa di tutti i contenuti e i dati relativi ai clienti durante l'intero ciclo di vita dell'impegno del cliente. Questo processo protegge sia il cliente che la compagnia assicurativa e implica la corretta catalogazione di tutti i contenuti, compresa l'assegnazione ai clienti pertinenti e la corretta classificazione delle informazioni. In questo modo si garantisce l'applicazione della corretta pianificazione della conservazione e delle regole sulla privacy, sia tramite software che tramite intervento umano. Se eseguita manualmente, questa operazione richiede un personale numeroso ed è soggetta a errori, che potrebbero causare problemi nelle successive verifiche dei rischi e della governance. Per le banche e gli istituti finanziari, il rispetto delle norme di conformità è un processo importante ma soggetto a errori.
Gestire queste complessità in modo rapido e accurato è fondamentale per conquistare nuovi affari e mantenere quelli già acquisiti. Ma le compagnie assicurative devono affrontare una serie di sfide per automatizzare i loro processi consolidati.
LA SOLUZIONE
DocProStar di TCG va oltre l'automazione basata su regole (o robotica) dei sistemi tradizionali e porta l'elaborazione dei documenti molti passi avanti in termini di capacità e conformità. Il moderno motore di intelligenza artificiale che è alla base di questa soluzione è in grado di riconoscere e agire sulle numerose variabili dei documenti di supporto man mano che vengono ricevuti. DocProStar funziona in modo indipendente dalla trasmissione e dal formato, il che significa che i clienti e gli agenti non saranno ostacolati da regole di invio o formati rigidi. I clienti possono inviare i documenti di supporto nel modo che preferiscono e possono essere certi che le informazioni arriveranno all'agente con velocità e precisione. Gli assicuratori possono essere certi che la conformità è integrata.