オーストラリアのBPOが大量の人事文書をデジタル化

背景

【歴史的なデータをデジタル化する必要性】

アドバンス・レコード・マネジメント社は、オーストラリアでドキュメントの保管、登録簿作成、アーカイブ、検索機能を提供する主要企業の一つです。2020年初頭、彼らはビクトリア州の機関から、サービス向上のためのソリューションを探してほしいと依頼されました。100万件を超える人事記録や文書の紙ファイルを、クライアントのコンテンツ管理システム内で検索可能なデータに処理する必要があったのです。

クライアントは、基本方針として従業員の記録を最低20年間保存しています。つまりアドバンス・レコード・マネジメント社は過去と現在の従業員約23,000人分の記録、量にすると500箱分の紙ファイルを処理する解決策を見出さなければならなかったのです。

課題

【ハードコピーを電子化】

給与書類、契約書、一般文書、休暇届、人事考課など、さまざまな種類の文書をスキャンするだけでなく、読み取ることができるソリューションを見つけることは大変なことでした。必要な時にコンテンツ管理システムで検索する機能も必要でした。

もう一つの課題は、これらの記録のうち約8,000件は、従業員の異動や転勤のために限られた期間内に処理する必要があったことです。

ソリューション

TCGのDocProStarは、ドキュメントを中心としたビジネスプロセスをキャプチャー、理解、実行するインフラを通じてインテリジェントに自動化するために設計されたプラットフォームです。

DocProStarは最新のAI、学習ボット、検証ルールを組み込んだWebベースの統合プラットフォームで、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）やGoogle Visionなどの技術で拡張することも可能です。これによりドキュメント主導のプロセスにおいて、より高度な効率化を実現します。

アドバンス社の場合、DocProStarはさまざまな形式の非構造化文書から高い精度でデータを分類、識別、抽出することができ、ヒューマンエラーの懸念を払拭することができました。

オーストラリアのデータセキュリティ要件を満たすため、DocProStarはローカルサーバーで運用されています。

DocProStar内のすべての文書に対する分類ワークフローの設定や、コンテンツ管理システムに自動的にインデックスを付けてエクスポートするための出力設定を含め、プロジェクト全体は7週間弱で完了しました。

結果

【スピードと正確さ、クライアントの満足度】
DocProStarは、100万枚の文書を7～10日で処理しました。これには文字認識したPDFへのスキャン、分類、OCR、インデックス付け、そして従業員名と年代順にコンテンツ管理システムへ格納することが含まれています。

自動化により、プロジェクト期間中約50%の工数削減を実現しました。